【保存版】転職活動中の電話対応マナー｜好印象を与える受け答え・折り返し方のポイント

転職活動中の電話対応で第一印象を格段にアップさせるマナーと実践フレーズを網羅。企業担当者への応対ポイント、折り返しの適切タイミング、留守番電話メッセージや面接日程調整、面談辞退時の連絡フローまで、リクナビやdodaユーザーも必見のノウハウを分かりやすく解説します。

さらに声のトーンや名乗り方、NG例などビジネスマナーの基本も網羅。担当者に好印象を与え、選考通過率を高める秘訣が全てわかります。

電話対応マナーの重要性と転職活動での位置づけ

転職活動において、電話応対のマナーは書類選考や面接と並ぶ重要な評価ポイントです。

電話は応募者と企業担当者が直接やり取りを行う機会であり、声の印象や対応内容によって第一印象が大きく左右されます。

転職活動中に電話対応が評価される理由

採用担当者は、応募者の言葉遣いや話すスピード、声のトーンからコミュニケーション能力や業務で求められるビジネススキルを判断します。

特に中途採用では、電話での応対が社会人基礎力の一つとして重視され、入社後のレスポンス能力や業務遂行力を想起させるため、高い評価につながります。

また、電話は即時性が求められる連絡手段のため、一言一句に配慮が必要です。迅速かつ的確な折り返しや、臨機応変な対応は志望度の高さや責任感、組織適応力の証として企業側に好印象を与えます。

ビジネスマナーとして押さえておく基本要素

電話応対の基本を身に付けることで、どの企業でも共通のマナーをアピールできます。

以下の表では、特に重視したい要素と具体的な注意点をまとめました。

基本要素	具体的ポイント
挨拶・名乗り	「お世話になっております。×月×日に選考をいただきました、山田太郎と申します」など、氏名をはっきり伝える
声のトーン	明るくハキハキと話し、相手に聞き取りやすい声量を意識する
聞き返し・メモ	不明点は失礼のないように「恐れ入りますが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と確認し、要点を必ずメモする
保留・転送時の配慮	保留の際は「少々お待ちくださいませ」と一言添える
折り返し対応	折り返しは時間帯に配慮し、「先程はお電話いただきありがとうございました、山田太郎です」と名乗って要件を簡潔に伝える

これらの基本要素を身につけ、実際の電話応対で意識的に活用することで、企業担当者に信頼感を与え、転職活動を有利に進められます。

第一印象を左右する電話応答の基本ルール

受話時の声のトーンと話し方

転職活動での電話は声だけが相手に伝わるため、明るくはっきりしたトーンを心がけましょう。高すぎず低すぎない中音域で、ゆっくり過ぎず早すぎない自然な話速が理想です。

口角を上げて「笑声（えごえ）」を意識すると、好印象を与えやすくなります。

ポイント	良い例	改善例
音量	適度に聞こえる声量（相手が聴き取りやすい）	小声すぎて聞き返される、大声すぎて威圧的
話速	1秒あたり5～6音節程度でゆったり	早口で内容が不明瞭、間延びして単調
抑揚	重要な語に少し抑揚をつける	全体が単調、どこに重きを置いているか不明

名乗り方と企業担当者への配慮

電話を取ったら、まず自分の氏名をフルネームで名乗り、企業名や採用サービス名を伝えられた場合は復唱して確認します。具体的には以下の流れです。

ステップ	例文
①冒頭の挨拶	「お電話ありがとうございます。○○（氏名）と申します。」
②企業名・担当者名の復唱	「株式会社○○　採用担当の××様でいらっしゃいますでしょうか。」
③要件確認	「本日はどのようなご用件でしょうか。」

相手が名乗らない場合でも、最後に「差し支えなければ、ご担当者様のお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」と一言添えると丁寧です。

電話を取るタイミングと周囲の確認

ビジネスマナーとして、着信にはできるだけ3コール以内に出ることが望ましいです。留守番電話に切り替わる前に受話することで、「迅速な対応ができる人」という印象を与えます。

また、受話前に周囲の環境を確認し、以下の点に注意しましょう。

外出先で対応が難しい場合は、留守番電話に「申し訳ございません。ただいま移動中のため、折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか」と簡潔にメッセージを残し、速やかに折り返しを行いましょう。

折り返し電話をかける際のマナー

企業からの着信に気づいたら、誠実さと迅速さを示すことがポイントです。適切な時間帯を選び、自己紹介や要件確認を的確に行うことで、好印象を与えましょう。

折り返しのタイミングと適切な時間帯

できるだけ当日中、遅くとも翌営業日の午前中までに折り返すのが基本です。相手の業務を妨げないよう、以下の時間帯を目安にかけ直しましょう。

時間帯	ポイント
午前10:00～12:00	始業直後の慌ただしさを避けつつ、午前中の落ち着いた時間帯
午後13:00～15:00	昼休み明けで集中力が戻る時間。午後の業務に支障を与えにくい
午後15:00～17:00	業務終盤で締め切り前の緊張が緩む時間帯。ただし17時以降は避ける

※12:00～13:00や17:00以降、業務終了後の時間は避けましょう。

折り返し電話時の自己紹介と要件確認

折り返しの電話では、相手が誰かわかりやすい自己紹介と要件の確認が必須です。

自己紹介のポイント

• 会社名（または転職エージェント名）と自分のフルネームを名乗る
• 担当者名を確認して「○○様でいらっしゃいますか」と丁寧に尋ねる
• 「お世話になっております」を冒頭に入れる

要件確認のポイント

• 「先ほどはお電話いただきありがとうございました」などのお礼
• 要件を簡潔に確認し、「本日はどのようなご用件でしょうか」と伺う
• 要件が分かりづらい場合は「失礼ですが、改めて詳細を教えていただけますか」と丁寧に促す

留守番電話へのメッセージ残し方

担当者が不在で留守番電話につながった場合は、以下の構成でメッセージを残しましょう。

メッセージ構成

• ①名乗り（会社名・氏名）
• ②電話をいただいたお礼
• ③折り返しの要件と連絡先
• ④折り返し希望の時間帯（できれば複数提示）
• ⑤締めの挨拶

例文

「お世話になっております。田中太郎と申します。先ほどはお電話いただき誠にありがとうございました。恐れ入りますが、ご用件の詳細をお伺いしたく存じます。折り返しは本日15時以降、または明日10時以降で対応可能です。お手数ですがご都合の良いお時間にご連絡いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」

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シーン別！転職活動中の電話応対例文とフレーズ集

企業からの面接日程調整の電話を受けたとき

企業から面接日程の調整連絡を受けた際は、担当者の名前と会社名を正確に聞き取り、希望日程を複数提示できるとスムーズです。

発話者	例文
担当者	お世話になっております。株式会社〇〇 人事部の△△と申します。□□様でいらっしゃいますか？
応募者	いつもお世話になっております。□□（氏名）でございます。
担当者	本日は面接日程のご相談でお電話いたしました。ご都合のよろしい候補日をお伺いしてもよろしいでしょうか？
応募者	かしこまりました。○月○日（●）午前10時、△月△日（◆）午後2時はいかがでしょうか？
担当者	ありがとうございます。それでは○月○日（●）午前10時でお願いいたします。
応募者	承知いたしました。当日は10時に御社へ伺います。よろしくお願いいたします。

ポイント：3候補日など複数日程を挙げると候補調整が円滑になります。電話は3コール以内に取るのが基本です。

採用担当者へ折り返し電話をかけるとき

不在着信に対して折り返す際は、いつの着信かを明示し、用件を確認してから本題に入ります。

発話者	例文
応募者	お世話になっております。□□（氏名）と申します。先ほど、○月○日○時頃に御社 人事部の△△様から不在着信を頂戴しておりましたが、恐れ入ります、折り返しお電話差し上げました。
担当者	□□様、ご連絡ありがとうございます。先ほどはお手数をおかけしました。
応募者	いえ、恐縮です。ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか。
担当者	面接日程の最終確認でご連絡しました。○月○日（●）午前10時でよろしいでしょうか。
応募者	はい、承知いたしました。当日は10時に伺います。失礼いたします。

ポイント：折り返しの際は、自分の氏名と着信時間を最初に伝え、相手がすぐに把握できるようにします。

電話での辞退連絡をする場合

内定後や選考途中で辞退を申し出る場合は、感謝の意を示しつつ、理由は簡潔に伝えます。

発話者	例文
応募者	お世話になっております。□□（氏名）と申します。先日は面接の機会を頂戴し、誠にありがとうございました。
応募者	大変恐縮ですが、家庭の事情により、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者	そうですか、承知しました。ご連絡ありがとうございます。
応募者	貴重なお時間をいただいたにもかかわらず申し訳ありません。今後とも御社のご発展をお祈りしております。それでは失礼いたします。

ポイント：理由は「家庭の事情」「健康上の都合」など簡潔に。長々とした説明は避けます。

フォローアップとしてのお礼電話

面接後に改めて電話でお礼を伝えると、強い好印象を与えられますが、担当者も忙しいのでメールでのアプローチが望ましいです。以下、電話の場合の参考になります。

発話者	例文
応募者	お世話になっております。先日面接を受けさせていただきました□□（氏名）です。改めて御礼を申し上げたくお電話いたしました。
担当者	お電話ありがとうございます。ご丁寧にどうも。
応募者	貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。御社の事業内容に一層興味が深まりました。
担当者	そう言っていただけて嬉しいです。採用結果は来週中にご連絡いたします。
応募者	かしこまりました。ご検討のほどよろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

ポイント：面接直後の「お礼電話」は他の応募者と差別化できます。ただし度重なる連絡は逆効果です。

電話対応でやってはいけないNGマナー

転職活動中の電話対応は企業担当者に対する第一印象を左右します。

以下のポイントを守らないと悪印象を与え、選考に大きく響く可能性があります。

NGマナー	具体例
背景音・周囲への配慮不足	カフェや駅構内などの騒音が大きい場所で通話
曖昧な受け答えと失礼な言い回し	「えーと…」「なんですか？」といった曖昧・高圧的な言葉遣い
連絡先の間違い・折り返し忘れ	伝えるべき電話番号を間違えたり、折り返しを約束しておきながら実施しない

背景音・周囲への配慮不足

通話中に周囲の騒音が入ると相手に聞き取りづらい印象を与えます。カフェのBGMや電車のアナウンス、子どもの声などを背景に通話すると、マイク越しに不快感を与えることがあるため、自宅の静かな場所や個室、屋外なら人通りの少ない場所で電話を受けましょう。

また、通話中に周囲の人を意識せずに大声で話すと、ビジネスマナーとしても問題視されます。周りへの気遣いを常に忘れず、自分の声量と背景音量をコントロールしてください。

曖昧な受け答えと失礼な言い回し

面接の日程調整や問い合わせの際に「えーと…」「たぶん大丈夫です」などといった曖昧な返答は、責任感や正確性を疑われかねません。回答に迷ったら一度お電話を切り、必要な情報を確認してから折り返すのが得策です。

また、「なんですか？」や「どういうことですか？」といった高圧的・無礼な言い回しは厳禁です。相手の立場に配慮し、「恐れ入りますが」「失礼ですが」といった丁寧語や慎重な言い回しを心がけましょう。

連絡先の間違い・折り返し忘れ

採用担当者からの留守番電話や不在着信に対して、折り返しを約束したまま連絡しないと信頼を失います。必ず当日中、遅くとも翌営業日には折り返しを行いましょう。

また、折り返し時に相手の電話番号を誤って入力すると、別の方に迷惑をかけるだけでなく、再度連絡を取り直す無駄が生じます。電話をかける前にはメモや履歴を再確認し、正確な番号へ発信してください。

まとめ

転職活動における電話対応は、声のトーンや名乗り方、適切な折り返しタイミングなど基礎マナーを押さえることで、採用担当者に好印象を与えます。

シーン別フレーズ活用や背景音チェック、連絡先確認を徹底し、NG行為を避ければ、円滑なコミュニケーションと内定獲得に近づきます。